processimoDe uitdaging
VOO hield de planning van cursusmateriaal en bevestigingen lange tijd bij in een Excel-checklist. Dat werkte, maar met bekende nadelen:
- Gegevens moesten met de hand worden overgenomen uit CoachView, met kans op fouten en vertraging.
- Iedereen keek naar een momentopname die na de volgende wijziging alweer verouderd was.
- Wie nog iets moest bevestigen, was niet in één oogopslag te zien.
- Er was geen centrale plek waar het hele team dezelfde, actuele informatie zag.
De oplossing
We bouwden een licht webdashboard dat de planning rechtstreeks uit CoachView toont, zonder tussenstap via Excel. n8n haalt de gegevens op, verwerkt ze en levert ze via een webhook aan het dashboard.
- Realtime koppeling met CoachView. Wat je ziet is altijd actueel.
- Filters. Het team zoomt snel in op de planningen die er nu toe doen.
- Statuskleuren. De voortgang per item is direct zichtbaar.
- Kolom "Te bevestigen door". Meteen duidelijk wie aan zet is.
Het resultaat
Het dashboard is dagelijks in gebruik bij VOO. De Excel-checklist is overbodig geworden, handmatige exports zijn niet meer nodig en het hele team werkt vanuit dezelfde actuele informatie. Doordat het dashboard licht is opgezet, is het eenvoudig uit te breiden.