processimoDe uitdaging
UPD verzamelt al jaren evaluaties van cursisten in BusinessMonitor: cijfers per trainer, NPS-scores en open feedback. Waardevolle informatie, maar die stond los van SugarCRM, waar alle cursisten en opleidingen worden bijgehouden.
De wens was helder: zet de evaluaties automatisch bij het juiste record in SugarCRM, zodat accountmanagers direct zien hoe een training heeft gescoord. De uitvoering vroeg om zorg. BusinessMonitor levert de gegevens als CSV-export, de API van SugarCRM staat maximaal 20 verzoeken per seconde toe, en er lag een achterstand van 2.374 evaluaties die alsnog verwerkt moest worden zonder de productieomgeving te belasten.
De oplossing
We bouwden twee workflows in n8n.
- Nachtelijke synchronisatie. Elke nacht wordt de nieuwste export ingelezen, gefilterd op de responses van de afgelopen dag, gematcht op cursuscode en voornaam, en weggeschreven naar het juiste record: 29 velden, inclusief een directe link naar de rapportage in BusinessMonitor.
- Verwerking van de achterstand. De 2.374 historische evaluaties zijn verwerkt in batches van 100 met een pauze ertussen. Zo bleef het ruim binnen de limiet van de API, en dankzij een controle op het datumveld kon de verwerking veilig worden hervat zonder dubbele gegevens.
Het resultaat
415 cursistrecords in SugarCRM hebben nu volledige evaluatiedata. Elke nacht om 02:30 komen de evaluaties van de vorige dag er automatisch bij. Geen handmatig kopiëren meer, en de gegevens staan waar ze gebruikt worden.