processimoOver 54events
54events organiseert zakelijke evenementen rond de energietransitie. In de Brabanthallen in Den Bosch staan elk voorjaar de vakbeurzen Renovatie & Transformatie, MONUMENT en HOUTBOUW, en elk najaar Vakbeurs Energie samen met PREFAB, Industrial Heat & Power en Zero Emission | Ecomobiel. Binnen een editie draaien de beurzen gelijktijdig: één toegangsbewijs, één beursvloer, meerdere thema’s. Jaarlijks komen daar ruim 20.000 professionals op af.
De uitdaging
Het verkooptraject van 54events loopt in SugarAI (voorheen SugarCRM): welk bedrijf, welke beurs, welke stand, hoe ver staat de deal. De beursvloer zelf leeft in Expodoc, een platform voor beursorganisatie dat de plattegrond, de exposanten, de standreserveringen en de bestellingen beheert.
Twee systemen die elkaar nodig hebben, maar niet met elkaar praatten. Elke verkochte stand werd twee keer vastgelegd: eerst in het CRM en daarna met de hand in de plattegrond. Dubbel werk, en altijd de kans dat de twee uit elkaar lopen. Een stand is bovendien geen simpel veld: in optie, verkocht, verhuisd naar een andere hal of weer vrijgegeven, elke overgang heeft zijn eigen regels. En wat iemand met de hand in de plattegrond zet, mag een koppeling niet overschrijven.
De oplossing
We bouwden één workflow in n8n die SugarAI leidend maakt en de plattegrond laat volgen.
- Het verkoopstadium bepaalt alles. Vanaf geïnteresseerd staat het bedrijf in Expodoc bij het juiste evenement, een aanbieding zet de stand in optie en een gewonnen deal verkoopt hem. Verhuist een exposant naar een andere hal, dan komt de oude stand vanzelf vrij.
- Mede-exposanten. Twee bedrijven op één stand kan: de mede-exposant komt naast de hoofdexposant te staan zodra die stand verkocht is.
- Vier keer per dag, of meteen. De koppeling draait ’s nachts, ’s ochtends vroeg, tussen de middag en ’s avonds. Wie niet wil wachten drukt op de knop op de opportunity: één klik en het bedrijf staat een halve minuut later in de plattegrond.
- Meldingen in het CRM. Wat Expodoc terugmeldt, komt in gewone taal op de opportunity te staan: een ontbrekend huisnummer, of een stand die al van een ander bedrijf is, met de naam van die exposant erbij. Bij ontbrekende gegevens gaat er niets naar Expodoc.
- De organisatie houdt de regie. Welke beurzen meedoen, bepaalt 54events zelf in een eigen module in SugarAI: per vakbeurs en jaar een schakelaar en het bijbehorende evenement in Expodoc.
Het resultaat
De plattegrond volgt nu vanzelf de verkoop. Geen dubbele invoer meer, geen plattegrond die achterloopt op het CRM, en geen zoektocht naar waar het misging: dat staat op de opportunity. Datakwaliteit kwam er als bijvangst bij, want onvolledige adressen kwamen bij de eerste ronde meteen bovendrijven.
Van de eerste werkende versie tot live in productie zat ongeveer een week. Dat tempo kan doordat de koppeling in n8n zit en niet in maatwerkcode: een wijziging is een aanpassing in de workflow, geen release.